Mat till konferens i egen lokal: planera dagens måltider

Det enklaste sättet att planera mat till en konferens är att utgå från programmet. Rita upp dagen först. Lägg sedan in måltider och pauser där de hjälper deltagarna att orka och fokusera. Menyn kommer sist.

Börja med en enkel tidslinje:

• Ankomst: deltagarna droppar in, hälsar och sätter sig.
• Förmiddagspass: ofta dagens mest koncentrerade del.
• Lunch: den längsta pausen och den måltid som kräver mest planering.
• Eftermiddagspass: energin dalar och en paus gör skillnad.
• Avslut: ibland ett mingel eller en middag, ibland bara hemgång.

När dagen ligger framför er syns det var maten behövs. Det syns också var den skulle störa, till exempel om lunchen hamnar mitt i en workshop som inte går att bryta. Fråga er vid varje punkt: ska deltagarna sitta ner, stå och prata eller snabbt tillbaka till salen? Svaret styr både vad som serveras och hur.

Ett schema gör det också lättare för den som lagar maten. Med tider, gästantal och lokal på plats kan ett förslag på meny och upplägg byggas runt er dag, i stället för tvärtom.

Det beror på programmet, men en heldag har ofta fyra möjliga måltidspunkter. Alla behövs inte varje gång.

Frukost vid ankomst

En frukost när deltagarna kommer ger en mjuk start och gör att ingen sitter hungrig under första passet. Den blir också en informell stund innan programmet drar igång. Börjar dagen tidigt kan ni läsa mer om frukostcatering.

Lunch

Lunchen är dagens stomme. Den ska mätta utan att göra deltagarna tunga inför eftermiddagen. Här väljer ni också serveringsform, något vi går igenom i nästa avsnitt.

Paus på eftermiddagen

En kortare paus mellan eftermiddagens pass hjälper gruppen att hålla fokus. Den kan vara enkel. Det viktiga är att den finns i schemat och att något står framme när deltagarna reser sig.

Avslutande mingel eller middag

Slutar dagen med något socialt passar plockmat och mingelmat när gruppen ska stå och prata. En sittande middag med flera serveringar passar när ni vill samla alla runt bordet. För ett avslut med plockmat, se mingelcatering.

Planera bara de punkter som programmet faktiskt har. Några genomtänkta måltider fungerar ofta bättre än många små.

Serveringsformen påverkar hur lång lunchpausen behöver vara, hur lokalen ställs i ordning och hur mycket personal som behövs. Det finns inget rätt svar, bara det som passar er dag.

Buffé

En buffé fungerar ofta bra när många ska äta samtidigt. Deltagarna tar själva, väljer det de vill ha och kommer snabbt igång. Det kräver yta för uppställning och plats att röra sig runt bordet. Buffé är också smidigt när gruppen har olika behov, eftersom vegetariska och veganska rätter kan stå bredvid övriga.

Servering vid bordet

Servering vid bordet ger en lugnare lunch där alla sitter kvar. Det passar när lunchen är en del av programmet, till exempel när samtalen ska fortsätta runt bordet. Det tar mer tid och kräver personal som serverar.

Ett alternativ till standardbuffén

Vårt kök har italienska rötter. En buffé med antipasti, pasta och risotto ger en lunch som går att dela och som känns som en riktig måltid mitt i dagen. Vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion om det passar gruppen bättre. Läs mer om italiensk buffé, eller se lunchcatering om ni även planerar luncher på kontoret utanför konferensen.

När konferensen hålls på kontoret eller i en lokal ni hyrt finns ingen restaurang som tar hand om det praktiska. Gå igenom listan innan ni begär förslag, så vet både ni och leverantören vad som gäller.

• Var maten ställs upp. Välj gärna en plats utanför konferenssalen, så att ni kan fortsätta arbeta medan det dukas.
• Bord och yta. En buffé behöver bordsyta och plats för en kö. Sittande lunch behöver bord och stolar till alla.
• Kyl och el. Finns kylskåp för det som ska hållas kallt? Finns uttag nära uppställningen om något ska hållas varmt?
• Tillträde för leverans. Hur kommer man in? Tänk på portkod, hiss, var man kan stanna och vem som tar emot.
• Dukning. Vem ställer fram mat, tallrikar, bestick och glas? Ni själva eller personal på plats?
• Disk. Används engångsmaterial eller porslin? Vem diskar och var?
• Sopor. Var ska matrester och förpackningar ta vägen, och finns sortering?
• Ytan efter maten. Ska samma rum användas direkt igen? Planera hur det röjs så att nästa pass kan börja i tid.

Har ni svar på de här punkterna blir det också lättare att välja mellan ren leverans och servering på plats.

Specialkost och allergier är lättast att hantera när de är kända tidigt. Lägg därför in frågan direkt i deltagaranmälan, i stället för att samla in svar i sista stund.

Några saker som gör frågan tydlig:

• Fråga konkret efter allergier och specialkost och skilj på dem. En allergi kan kräva större försiktighet än ett val att äta vegetariskt.
• Lägg till en kort fritextrad för det som inte passar i färdiga alternativ.
• Fråga per måltid om dagen har flera, eftersom någon kanske bara är med på lunchen.
• Sammanställ svaren i en lista med antal per behov och skicka den med förfrågan.

Vi erbjuder alltid vegetariska och veganska alternativ och anpassar menyn efter specialkost och allergier. Med en samlad lista kan anpassningarna byggas in i förslaget från början, så att de inte blir en eftertanke vid buffébordet.

Vill ni fördjupa er finns en guide om specialkost och allergier vid företagscatering.

Ett uppdrag kan vara allt från ren leverans till full planering och servering på plats. För en heldag är det värt att fundera på vad gruppen orkar och hinner sköta själv.

Ren leverans

Maten levereras och ni ställer själva fram den. Det passar när programmet är enkelt, gruppen hjälps åt och någon har ansvar för uppställning och undanplockning. Det förutsätter att checklistan ovan är genomgången och att någon finns på plats för att ta emot.

Servering och genomförande på plats

Personal tar hand om uppställning, påfyllning och servering. Det passar när dagen har flera måltidspunkter, när lunchen serveras vid bordet eller när ni som arrangerar behöver vara fullt fokuserade på programmet. Övergångarna mellan pass och måltider blir också smidigare.

Olika behov under dagen

Ibland passar olika lösningar för olika delar av dagen. Det pratar vi gärna igenom utifrån ert schema. Titta på var mest händer samtidigt, där gör hjälp på plats störst skillnad.

Vi levererar inom Stockholm med omnejd, i innerstaden och Storstockholm. Vill ni se hur ett upplägg för hela dagen kan se ut, läs mer om konferenscatering.

Ju mer av dagen som finns på plats, desto enklare blir det att ta fram ett förslag. Uppgifterna behöver inte vara exakta. Ungefärliga svar räcker för att komma igång.

• Datum för konferensen
• Ungefärligt gästantal
• Lokal och adress inom Stockholmsområdet
• Programmets tider, från ankomst till avslut
• Vilka måltidspunkter ni vill ha
• Önskad serveringsform: buffé, servering vid bordet, plockmat eller sittande middag
• Ren leverans eller servering på plats
• Samlad lista med specialkost och allergier
• Det ni vet om lokalen: yta, kyl, el och tillträde

Vad händer sedan

Vi utgår från tillfället, gästantalet och platsen och tar fram ett förslag med meny och upplägg för dagen. När upplägget känns rätt lämnar vi en offert. Ni skickar förfrågan via formuläret på kontaktsidan, mejlar till hello@mangiastories.se eller ringer 08-525 181 41, vardagar 09–17.

Hur tidigt ni bör höra av er beror på dagen och omfattningen. Läs mer i hur långt innan man ska beställa catering. Undrar ni vad som styr kostnaden finns en genomgång av vad som påverkar priset på företagscatering.